Porque preciso emitir nota fiscal?

A emissão de notas fiscais é um processo obrigatório, definido em legislação e é o fato gerador dos impostos a serem pagos para o fisco. Atualmente o processo de emissão de notas fiscais no Brasil utiliza o mecanismo eletrônico, por isso o nome comum é a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).

Mas a emissão da nota fiscal, não serve apenas para a questão tributária, ela traz outros benefícios para sua empresa. Confira abaixo.

O que é e para que serve a nota fiscal?

Este é o nome dado ao documento fiscal que registra as movimentações de propriedades de bens (comércio) ou prestação de serviço entre duas pessoas jurídicas ou entre uma pessoa jurídica e uma física. As notas fiscais servem como comprovante de que as transações são lícitas (do ponto de vista jurídico e tributário) e tem fé pública. Assim dão legitimidade para os valores financeiros movimentados pelas empresas.

Não emitir notas fiscais pode ser categorizado como sonegação de impostos ou “caixa 2”, gerando passivos junto aos órgãos governamentais.

A importância da emissão de nota fiscal

Sendo empresa de pequeno, médio ou de grande porte, a nota fiscal é o meio informativo das transações e o instrumento de fiscalização do recolhimento dos impostos devidos pela venda de produtos ou prestação de serviços, junto a Receita Federal e as Secretarias Fazendárias de cada estado e município.

Para o consumidor, a emissão da nota fiscal é um registro da compra, o que lhe garante seus direitos como consumidor, por exemplo: pedir reembolso ou trocar o produto.

Já para a empresa, a emissão da nota fiscal é indispensável para o controle financeiro e como uma garantia da prestação de serviço e impostos recolhidos.

Emissão da nota fiscal eletrônica

Quando uma nota fiscal eletrônica é emitida, o fisco participa do processo como o ente que dá validade jurídica para a Nota Fiscal. De uma forma simples, a empresa gera um documento e informa o fisco que está realizando a transação. O fisco valida se a empresa está autorizada para tanto, se a nota está sendo emitida para um destinatário válido (quando se trata de pessoa jurídica), se os dados informados estão corretos, e autoriza (ou não) a emissão do documento. Somente depois desse processo é que a nota fiscal pode ser impressa.

Com base, nisso o fisco tem conhecimento de todas as mercadorias compradas e vendidas por cada estabelecimento comercial, tornando cada dia mais difícil o processo de sonegação.

Na NF-e constam informações como razão social e CNPJ da empresa e detalhes dos produtos / serviços adquiridos pela outra parte, e serve de base para que o consumidor possa acionar mecanismos e garantia que lhe são conferidos pelo Código de Defesa do Consumidor.

Modelos de documentos fiscais no Brasil

É muito comum utilizarmos o termo nota fiscal para caracterizar o documento fiscal emitido por uma empresa. Todavia, existem diversos tipos de documentos fiscais, sendo que cada um deles serve para uma finalidade específica, conforme detalhamos abaixo:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – modelo 55 – é utilizada para operações entre contribuintes ou para contribuinte e consumidor. É necessária sempre que houver a necessidade de transporte de mercadorias (exceto em alguma situações onde a NFC-e pode ser válida). Esse modelo de nota fiscal tem informações detalhadas sobre o emitente e o destinatário, além de detalhes sobre produtos, impostos, etc.

• Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor (NFC-e) – modelo 65 – é utilizada para operações entre contribuinte e não contribuinte. É um modelo mais simplificado por envolver operações de varejo, onde é necessário muita agilidade durante o processo de venda. Essas notas fiscais são autorizadas pelos servidores do fisco.

• Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (CFE – SAT) – modelo 59 – é utilizado para operações entre contribuinte e não contribuinte em operações de varejo. Ao contrário da NF-e e NFC-e, esse documento é autorizado por um equipamento chamado SAT Fiscal, que posteriormente envia os registros para o fisco. Foi adotado inicialmente pelo estado de São Paulo a partir de um contexto onde nem sempre poderia haver internet disponível para a geração das notas fiscais.

• Módulo Fiscal Eletrônico (MFE – CF-e) – modelo 59 – é uma derivação do SAT Fiscal, e atualmente é utilizado no estado do Ceará para operações de varejo.

• Cupom Fiscal (ECF) – modelo 2D – foi utilizado durante muito tempo no Brasil e ficou conhecido como “impressora fiscal” está caindo em desuso em razão da complexidade legal criada a partir do uso desse equipamento e pelo surgimento de outras tecnologias, descritas acima.

* Contribuinte – empresa jurídica que está devidamente legalizada junto ao fisco, e que é o responsável pelo pagamento dos impostos associados à nota fiscal.

O que pode acontecer se a empresa não emitir a nota fiscal

 Segundo a Lei nº 8.137/1990:

Art. 1° Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas:   

V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.

Pena – reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.

É melhor não arriscar

A Receita Federal e as secretarias fazendárias dos estados, utilizam sistemas de cruzamento de dados fiscais para identificar possíveis distorções em relação aos documentos fiscais emitidos pelos contribuintes, comparando valores de produtos com base em NCM, classificação fiscal, CEST, quantidades vendidas e compradas e também outras fontes como dados de cartão de crédito.

Além disso, existem ainda outras obrigações acessórias como envio do Sintegra, Sped Fiscal que ampliam a capacidade do fisco em identificar possíveis inconsistências.

Com isso, os sistemas da Receita e do Ministério da Fazenda são capazes de avaliar milhões de dados em segundos para determinar se há indícios de sonegação.

Os benefícios da nota para a empresa

A emissão do documento fiscal permite ao contador escriturar a movimentação do negócio e lançar nas suas respectivas contas. A partir disso ele cria demonstrações financeiras e contábeis – relatórios que mostram os resultados da empresa, que permitem acompanhamento da evolução patrimonial e de resultados da empresa ao longo do tempo.

As informações contábeis, também produzem uma série de indicadores de desempenho que são analisados por instituições financeiras para concessão de crédito.

Os benefícios da nota fiscal eletrônica

A NF-e foi criada em 2008, para oferecer mais segurança, agilidade e melhor controle fiscal. A inclusão dessa tecnologia traz diversos benefícios para contribuintes, compradores e para a sociedade.

Para o contribuinte, temos um menor custo de impressão e envio, aumento no espaço de armazenamento de documentos, simplificação do processo e consequente otimização do tempo, além do aumento da segurança e sigilo dos dados.

A existência do documento na forma digital permite o uso e a importação de dados, facilitando os processos nas empresas que compram produtos e precisam lança-los em seus sistemas de gestão. Com isso, elimina-se o trabalho e erros de digitação.

Além disso, o uso da nota fiscal eletrônica causa uma diminuição do consumo de papel, reduzindo os impactos ambientais.

Hoje, o processo de emissão de nota fiscal está muito simplificado, devido a nota fiscal eletrônica, e com ela a necessidade em ter um Sistema de Gestão é facilmente identificada.

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