Em 2018, tornou-se obrigatório o uso do eSocial para o envio de informações trabalhistas e previdenciárias para os órgãos da administração pública. Esses dados, que, antes, eram remetidos de forma impressa ou por meio de sites específicos, agora, transitam exclusivamente pelo sistema. Muitos empresários ainda não conseguiram mensurar os impactos do eSocial na rotina, na organização e no planejamento das suas empresas.

Nesse sentido, compreender o que é o eSocial e como ele funciona é fundamental para que os gestores possam estabelecer metas para os seus negócios de forma mais adequada, alinhando-as ao planejamento estratégico de suas organizações.

Elaboramos este post pensando no impacto dessas mudanças para as pequenas e médias empresas, com o objetivo de apresentar, na prática, quais são os principais efeitos do eSocial nas atividades rotineiras do seu negócio. Quer saber mais? Continue a leitura e descubra!

Demanda no envio de informações

Sem dúvidas, uma mudança significativa para as pequenas e médias empresas diz respeito ao aumento na demanda de envio das informações para os órgãos de fiscalização.

Antes da entrada em vigor das regras, as informações deviam ser enviadas para diferentes órgãos: Previdência Social, Receita Federal, Ministério do Trabalho etc.

Hoje, todas as informações passaram a ser integradas, sendo possível o envio de todos os dados por meio de uma única plataforma.

Isso centraliza as atividades dentro da empresa, facilitando, até certo ponto, a gestão e o controle das informações. Por outro lado, no que diz respeito aos órgãos de fiscalização, a mudança gera um aumento no controle, trazendo maior facilidade para o cruzamento de dados.

Todavia, se o trabalho foi centralizado, tornando-se mais fácil, também houve um aumento significativo na quantidade de informações enviadas, já que o eSocial trouxe consigo uma elevação no envio de informações cadastrais e a exigência de novos dados, como PPRA, PCMSO, exames médicos e informações sobre demandas judiciais na esfera trabalhista, por exemplo.

Comunicação entre o setor contábil e o departamento pessoal

Outra mudança prática observada após a entrada em vigor do eSocial é o aumento na necessidade de comunicação entre os setores contábil, de departamento pessoal e de recursos humanos.

Como o eSocial é um sistema que se baseia em eventos, alguns devem ser comunicados assim que acontecerem, como é o caso de contratações ou de acidentes de trabalho. Nesse sentido, os setores precisam se comunicar com muito mais frequência, garantindo que as informações estejam atualizadas e sejam lançadas na plataforma no momento correto.

Dessa forma, o processo de admissão começa antes do início das atividades, de fato, e as alterações no contrato, como cargo, salário e carga horária, deverão ser informadas assim que se realizarem, não sendo mais possível fazer a assinatura de documentos de forma retroativa, por exemplo.

Preparação do setor de recursos humanos

Com as mudanças, os setores financeiros e de recursos humanos das empresas sofrem um grande impacto, pois precisam se ajustar a todas as exigências legais, garantindo o seu correto cumprimento.

Assim, os empresários precisam focar no treinamento e na organização da rotina desses profissionais, já que eles são os responsáveis por garantir o correto envio dos dados para os órgãos de fiscalização e controle.

Aplicação de soluções tecnológicas

Para funcionar na prática, o eSocial exige mudanças em setores importantes da empresa, além de ensejar o treinamento dos colaboradores, a adequação das rotinas e a mudança em velhos hábitos de trabalho.

Nesse sentido, o uso da tecnologia se tornou um aliado das empresas, que podem encontrar soluções de automação que venham trazer mais eficiência para suas rotinas, assegurando maior precisão.

Embora não tenham ocorrido mudanças na legislação, os empresários devem estar atentos à necessidade de cumprir com o prazo de envio de informações pelo sistema do eSocial, já que o descumprimento pode implicar penalidades, como aplicação de multas, que podem ser dobradas em caso de reincidência.

Como você pode ver, são inúmeros os impactos do eSocial na rotina, na gestão e no planejamento das empresas, por isso, invista no aprimoramento do seu controle de gestão e garanta maior segurança jurídica e financeira para o seu negócio.

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