Nos últimos anos, a forma como a fiscalização e controle de tributos é realizada no Brasil sofreu significativas mudanças em virtude da inclusão do documento eletrônico SPED fiscal, a partir de 2007.  Dessa forma, os empreendedores contribuintes agora conseguem enviar uma diversidade de informações tributárias ao Fisco, de modo mais ágil e econômico.

No entanto, ainda que tais procedimentos fiscais tenham sido amplamente facilitados com a adoção do sistema digital, é imprescindível que alguns cuidados sejam tomados no momento de emissão desse arquivo eletrônico, para evitar surpresas do agente fiscal.

Quer entender melhor como funciona a emissão desse documento? Quais os descuidos mais comuns? Como sua empresa pode evitar tais complicações fiscais? Então, continue conosco neste post!

O que é e como funciona o SPED fiscal?

A medida, instituída por meio do Decreto n. 6.022/07, tem como objetivo unificar, em um único documento eletrônico, toda a escrituração contábil e fiscal pertinente ao Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) devida por qualquer empresa, exceto as optantes do Simples Nacional.

Nessa fase do processo de fiscalização e controle tributário, o contribuinte deve gerar mensalmente um arquivo digital com o registro de todas as transações comerciais tributáveis ensejadoras do ICMS e do IPI. Em seguida, tal documento precisa ser importado, mediante prévia assinatura eletrônica do contribuinte, ao Programa Validador e Assinador (PVA), software disponibilizado pela Receita Federal — momento em que as informações são validadas pelo programa para posterior análise pelo Fisco.

Quais os erros mais comuns na emissão?

Embora o procedimento tenha simplificado, em relação às antigas burocracias fiscais, é verdade que ainda persistem problemas decorrentes da emissão equivocada do SPED fiscal.

Em consequência, empreendedores acabam sendo penalizados com o pagamento de multas, elevando os gastos organizacionais. Por isso, entenda quais são essas causas e saiba como evitá-las. Confira!

Falta de notas fiscais emitidas contra as empresas

Uma das grandes causas das incongruências tributárias levantadas pelo Fisco decorre da ausência de notas fiscais, eletrônicas ou não, emitidas pelos fornecedores contra a empresa, como no caso de compra de insumos.

Em razão disso, a falta desses meios probatórios impede a inserção de todos os dados necessários na SPED fiscal, provocando a penalização das empresas mediante multas fiscais.

Escrituração de notas com erros na emissão

A emissão das notas fiscais depende do preenchimento de diversos campos que variam conforme o tipo de operação. Isso implica em dizer que o colaborador responsável pela realização dessa tarefa deve deter sólida experiência, sob risco de promover a futura inconstância parcial ou integral  das SPED fiscais.

Por isso, estar ciente sobre quais tabelas e codificações condizem com cada tipo de transação a ser declarada é essencial para que tal documento seja emitido sem erros.

Informações inexatas sobre o cadastro de envolvidos nas transações

As multas também são comumente desencadeadas em função da realização de cadastro de terceiros envolvidos nas transações, como fornecedores e clientes, de modo incorreto. Por isso, caso o sistema de auditoria da Receita Federal constate que o endereço declarado no SPED referente a terceiro esteja desatualizado, o contribuinte arcará igualmente com multas fiscais.

Envio de arquivo de SPED zerado ou sem movimento

Em algumas situações o prazo de entrega do SPED é insuficiente para fazer toda conferencia e ajustes e algumas empresas ou escritório de contabilidade optam em enviar o arquivo sem movimento para atender ao prazo estabelecido. Todavia, no caso de alguma fiscalização o Fisco pode restringir a correção dos dados já escriturados, ficando o contribuinte sem direito aos créditos tributários do referido período, e sujeito às penalidades previstas na legislação.

Qual o impacto desses problemas nas empresas e como evitá-los?

Tais situações geram um gasto acima do planejado pelas empresas, visto que são, muitas vezes, pegas de surpresa pelo Fisco com a cobrança de multas. Por essas razões, contar com o apoio de um software de gestão capaz de realizar a emissão desses documentos digitais com precisão e agilidade faz toda a diferença.

Além de evitar dores de cabeça e multas onerosas, a automação também viabiliza o armazenamento desses dados dentro do prazo mínimo exigido por lei, 5 anos, garantindo a integridade e acessibilidade desses arquivos a qualquer tempo e lugar.

Portanto, a entrega da SPED fiscal eletrônica ao Fisco ainda é um grande problema enfrentado por algumas empresas em consequência da incongruência dos dados durante o preenchimento e emissão desse documento.

Por isso, o uso de um sistema automatizado que realize todo esse trabalho com segurança e agilidade reduz as chances de inexatidões que ensejam no dispêndio inesperado de pagamento de multas fiscais.

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