Afinal, como e por que otimizar a gestão de boletos?

Os boletos bancários são muito populares no mercado brasileiro. Essa forma de pagamento traz flexibilidade para os clientes, mas exige um cuidado por parte dos empreendimentos. Nesse sentido, a gestão de boletos é essencial.

O gerenciamento permite conseguir eficiência, segurança e qualidade, além de obter boa experiência para o cliente. Então, é preciso pensar nas soluções que favorecem esse processo e garantem bons resultados.

Na sequência, descubra como e por que fazer a gestão de boletos no seu negócio.

Quais foram as mudanças recentes nessa forma de pagamento?

Recentemente, os boletos passaram por grandes alterações, o que reforça a necessidade de fazer uma boa administração para que as novas regras sejam cumpridas. Essas mudanças foram implementadas devido ao grande número de fraudes que estavam ocorrendo no mercado. Hoje, os boletos sem registro não possuem mais validade, pois não têm suas informações enviadas aos bancos.

Agora, na emissão, é preciso informar o CNPJ do vendedor, o CPF/CNPJ e o endereço completo do comprador, o valor do documento e a data de vencimento. Esses dados são obrigatórios e serão enviados para o banco emissor. Assim, as instituições poderão acompanhar as informações e evitar desencontros.

Quais são os principais problemas da falta de monitoramento?

Não realizar a gestão de boletos traz impactos negativos para o negócio em vários sentidos. Um deles é a impossibilidade de o cliente fazer o pagamento quando o boleto estiver sem registro. Além disso, o cliente não consegue emitir a 2ª via por conta própria, o que gera demanda para o financeiro da empresa e desgaste para o cliente. Esses fatores contribuem para o aumento da inadimplência.

Podem ocorrer também gastos extras com a emissão de boletos incorretos. Com as mudanças, cada boleto gerado tem uma cobrança associada. Antes, apenas os boletos pagos geravam tarifas de cobrança. Neste novo modelo, qualquer ineficiência no processo, pode acarretar despesas desnecessárias.

Há, ainda, uma questão referente ao retrabalho. Quando o processo feito sem o acompanhamento, há riscos de erros. Isso leva à necessidade de a equipe ter que agir novamente, o que gera uma perda na eficiência.

Qual é o papel da automação?

Para fazer um gerenciamento adequado, a automação surge como a melhor possibilidade. Ela oferece vantagens como redução de custos e de erros, garantia de praticidade e aumento da produtividade.

Para obter bons resultados, veja como a alternativa funciona e descubra como ela pode ajudar.

Geração e impressão

Um sistema automatizado, preenche automaticamente os campos e elementos necessários para o registro do boleto a partir de dados cadastrais e envia automaticamente para o sistema dos bancos, o que garante a integridade das informações.

A impressão é um recurso disponível após a geração do boleto e há também a possibilidade de envio do documento de forma digital. Com todas as etapas seguidas nessa fase, não ocorrem problemas com o pagamento. A automação é importante porque ajuda a escalabilidade, especialmente para negócios com grande volume de exigências.

Remessa

A remessa é feita dentro do prazo adequado, com todos os elementos que são obrigatórios. Isso facilita e fortalece a comunicação, além de evitar desvios.

O envio dos dados para os bancos também é uma etapa favorecida com o uso desses recursos.

Processamento de retorno

Depois da remessa, o banco envia um arquivo com o resultado do processamento para a empresa. Nele, constam informações como: os boletos que foram pagos, valores de multa e juros (se houver), se os boletos foram aceitos pelo registro do banco.

Com a automação, há um gerenciamento desse processamento de retorno, o que garante o alinhamento dos dados.

Baixa das contas

Para conquistar uma gestão financeira robusta, é essencial conseguir prever os custos e recebimentos. Também é preciso fazer um acompanhamento das movimentações, como por meio do fluxo de caixa.

Com a gestão de boletos, é possível verificar quais foram os valores pagos. Assim, a baixa acontece automaticamente, o que melhora o controle financeiro.

A gestão de boletos é essencial para conseguir eficiência e bons resultados. A partir da automação, como por meio das soluções da ID Brasil, o seu negócio é capaz de obter os melhores impactos.

Achou essas informações úteis? Entre em contato e descubra como podemos automatizar a geração e impressão de boletos para sua empresa.